Politique RH et offres d'emploi

Présentation du Gapas

Le Gapas propose diverses formes d’accompagnement pour des personnes en situation de handicap, enfants et adultes, à travers la gestion de 40 établissements et services sociaux et médico-sociaux dans les Hauts-de-France et L’Ile-de-France. Sa raison d’être est de développer des solutions pour que les personnes en situation de handicap soient pleinement épanouies dans une société juste, inclusive, reconnaissante et équitable, au même titre que tout citoyen. Le Gapas agit en faveur de l’autodétermination des personnes en situation de handicap et d’une réponse accompagnée pour tous.

Présentation de l'établissement

La GERLOTTE est une Maison d’Accueil Spécialisée qui accompagne 51 personnes en situation de handicaps multiples sous différentes modalités (accueil permanent, de jour, temporaire ou à domicile).

Mission

L’assistant(e) de direction a pour mission principale d’assister l’équipe de direction particulièrement dans la gestion administrative de l’établissement. Il favorise la communication effective dans l’établissement, avec les services support de la direction générale et à l’extérieur (relation avec les partenaires et les familles).

Pour cela, l’assistant(e) de direction est chargé de la réalisation des activités suivantes :

Accueil, secrétariat et gestion administrative :

• Assure l’accueil physique et téléphonique de l’établissement sur les heures d’ouverture du secrétariat

• Gestion du courrier (entrée / Sortie) et diffusion aux destinataires

• Organisation et gestion du classement des documents sur le réseau (Comptes rendus, notes, affichages, numérisation des courriers nécessaires, archivage fournisseurs ...)

• Gestions de l’actualisation de l’affiche obligatoire dans l’établissement (notes, instances du personnel, informations obligatoires...)

• Commande des fournitures de bureau selon les budgets impartis

• Tenues de dossiers des usagers : sur dossier informatique et sur IMAGO

• Actualisation des trombinoscopes de l’établissement

• Rédaction et diffusion des courriers officiels (attestation, courrier de direction, note d’information...)

• Réalisation des états de présence et des attestations de retour au foyer

• Gestion du suivi administratif des prestataires (convention,contrats...)

• Rédaction et gestion de l’actualisation des documents officiels (contrat de séjour, règlement de fonctionnement...} en lien avec l’équipe de direction

• Gestion de sa missions en articulation avec le directeur et l’assistante de service sociale

• Suivi de la planification des séjours d’accueil temporaire en relation avec l’équipe de direction.

Gestion des ressources humaines :

• Rédaction et diffusion des offres d’emploi de l’établissement auprès des partenaires (missions locales, pôle emploi, indeed, réseaux sociaux)

• Réalisation des contrats de travail, DUE, codes d’accès aux logiciels internes, demande d’ouverture de session

• Enregistrement des embauches dans les registres et sites (DUE,Pôle Santé travail),

• Gestion du classement, de l’actualisation et de la complétude des dossiers du personnel sur le réseau

• Tenue des registres salariés

 Relation gaie et plannings :

• Gestion des arrêts de travail des professionnels : saisie octime, déclaration DSN

• Accompagnement des professionnels dans l’appropriation de primobox

• Gestion des fins de contrat : demande la validation des plannings, réalisation des SDTC, transmission au service paie après signature, archivage dans les dossiers du personnel.

  Facturation :

• Actualisation des prises en charges MDPH et CPAM en lien avec l’assistante de service social

• Edition et envoi des factures aux personnes accompagnées, familles et représentants légaux

• Suivi des règlements et relances si nécessaire en lien avec la comptable.

• Gestion des comptes d’argent des personnes accompagnées : information aux personnes, familles et représentants légaux du suivi des dépenses et du solde disponible. Suivi et relances si nécessaire.

• Déclaration des états de présence à la CPAM (fréquence1x/mois)

  Comptabilité :

• Gestion d’une caisse pour les dépenses exceptionnelles

• Scandes de vis et bons de livraisons

• Scandes factures dans YOOZ

• Suivi et commande des cartes bancaires professionnelles en lien avec la comptable

• Suivi des retours de budgets séjours en lien avec la comptable

  Démarche Qualité et Gestion des risques

• Supervision de la gestion électronique des documents de l’établissement 

• Utilisation du logiciel qualité de l’établissement

• Gestion de la mutuelle professionnelle (inscriptions, radiations, envois de justificatifs ...)

• Déclaration trimestrielle des infirmiers embauchés

• Relation avec le Pôle santé travail : suivi des visites d’embauche,depré-reprise et reprise.

• Remplissage du tableau de suivi des rendez-vous avec le pôle santé travail et actualisation de la plateforme de suivi.

• Suivi des procédures RH en lien avec le directeur : rédaction des courriers, convocations, vérification des délais...

• Déclaration des accidents de travail sur la plateforme, inscription dans octime et renseignement du registre AT commun avec la direction générale

• Accompagnement des professionnels à l’utilisation des outils et logiciels professionnels (imago, octime, SharePoint, session serveur...)

Profil

L’assistant(e) de direction saura mettre en œuvre les compétences suivantes :

• Qualité d’écoute et d’accueil des publics

• Capacité à travailler en coordination avec l’ensemble des professionnels

• Rigueur et organisation méthodique

• Travail en autonomie et prise d’initiative

• Communication efficace auprès des interlocuteurs internes et externes

• Gestion,organisation et centralisation des flux d’information,

• Connaissance de la législation en vigueur (code du travail,accord d’entreprise, convention collective...) et de l’organisation de l’ensemble de l’établissement

Titulaire d’un diplôme de niveau III (bac+2), vous aimez le travail en équipe et avez un intérêt pour le management coopératif.